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Lieferantenerklärungen sind im präferenziellen Warenverkehr innerhalb Deutschlands und der Europäischen Union wichtige Informationsquellen, um den Status einer Ware zu bestimmen. Fehlerhafte Lieferantenerklärungen sind dabei häufig Quelle für falsch ausgestellte Präferenznachweise (z.B. EUR.1) oder unzutreffende Ursprungserklärungen auf der Rechnung. Konsequenzen für Unternehmen können Abgabennachforderungen beim Kunden, Bußgelder und zivilrechtliche Regressansprüche sein. Fehlerhafte Lieferantenerklärungen führen des Weiteren zu Problemen bei der Ausstellung von Ursprungszeugnissen durch die IHKs, da auch diese die Erklärungen regelmäßig als Vornachweise benötigen.

Daher kommt Mitarbeitern des Einkaufs eine große Verantwortung zu: In der Regel sind sie es, die Lieferantenerklärungen vom Hersteller oder Vorlieferanten einholen. Diese müssen anschließend geprüft, verifiziert und gegebenenfalls mit Änderungen neu angefordert werden. Dabei sollte dem Einkäufer klar sein, ob für das jeweilige Exportgeschäft tatsächlich eine Lieferantenerklärung benötigt wird, damit nicht unnötig Unterlagen angehäuft werden.

Desweiteren sind es die Einkäufer, die günstige Bezugsquellen ermitteln und Vorlieferanten auswählen und wechseln. In vielen Fällen hat dies nicht unerheblichen Einfluss auf den Präferenzursprungsstaus der produzierten Ware. Ein guter Informationsfluss und eine gute innerbetriebliche Kommunikation sind daher unabdingbar.

Mitarbeiter/-innen im Einkauf

Volker Martin